Internet: sui siti di comuni e
province trasparenza, ma con dati personali indispensabili Deliberazione n. 17
del 19 aprile 2007

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del
dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del
dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;

Visto il Codice in materia di
protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), anche in riferimento all’art. 154, comma 1, lett.h);

Esaminate le istanze
(segnalazioni e quesiti) pervenute da cittadini e soggetti pubblici riguardo al
trattamento di dati personali effettuato nelle attività connesse alla
pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali;

Ritenuta l’opportunità di
individuare un quadro unitario di misure e di accorgimenti necessari e
opportuni, volti a fornire orientamenti utili per cittadini e amministrazioni
interessate;

Visto il testo unico delle leggi
sull’ordinamento degli enti locali (d.lg.18 agosto 2000, n. 267);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni
dell’Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento
del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

DELIBERA:

1. di adottare le "Linee
guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione
e diffusione di atti e documenti di enti locali" contenute nel documento
allegato quale parte integrante della presente deliberazione (Allegato 1 );

2. che copia del presente
provvedimento sia trasmessa al Ministero della giustizia-Ufficio pubblicazione
leggi e decreti, per la sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana ai sensi dell’art. 143, comma 2,del
Codice.

Roma, 19 aprile 2007

IL PRESIDENTE

Pizzetti

IL RELATORE

Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE

Buttarelli

Allegato 1

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI

Linee guida in materia di
trattamento di dati personali

per
finalità di pubblicazione e diffusione

di atti
e documenti di enti locali

(Deliberazione
n. 17 del 19 aprile 2007)

Sommario

1. Premessa

2. Protezione dati e trasparenza:
considerazioni generali

3. Princìpi generali relativi al
trattamento dati da parte degli enti locali

4. Forme di pubblicità dei dati
personali contenuti in atti e provvedimenti

5. Impiego di tecniche
informatiche e telematiche

6. Pubblicità assicurata mediante
affissione all’albo pretorio

7. Materiale a stampa,
pubblicazioni e volumi anche per scopi storici

8. Casi specifici che possono
essere menzionati nel regolamento locale

a) gli atti anagrafici

b) gli estratti degli atti dello
stato civile

c) le pubblicazioni matrimoniali

d) l’organizzazione degli uffici

e) dati reddituali

f) retribuzioni, compensi ed
emolumenti

g) autorizzazioni e concessioni
edilizie

9. La diffusione di dati
personali su Internet tramite pagina web

10. Altri casi particolari

10.1. Albo dei beneficiari di
provvidenze di natura economica

10.2. Procedure concorsuali e
graduatorie

10.2.1. Concorsi pubblici

10.2.2. Asili nido

10.2.3. Alienazione e
assegnazione di alloggi di edilizia agevolata

10.2.4. Graduatorie delle domande
di mobilità

11. Altri adempimenti da
rispettare

1. Premessa

Diversi cittadini e
amministrazioni si sono rivolti a questa Autorità prospettando alcune
problematiche relative alle modalità con le quali gli enti locali danno
pubblicità alla propria attività istituzionale, anche di vigilanza e controllo,
in rapporto alla protezione dei dati personali contenuti in atti e documenti
resi accessibili ai cittadini.

Considerato anche il rilevante
numero di tali interessati il Garante ravvisa l’esigenza di adottare le
presenti linee guida, suscettibili di periodico aggiornamento e nelle quali si
tiene conto di precedenti decisionidell’Autorità.

In questa sede vengono
prese in specifica considerazione solo questioni riguardanti la pubblicazione e
diffusione di atti e documenti tenendo presente che, accanto alle forme di pubblicità
scelte dagli enti locali o imposte per legge, restano vigenti gli obblighi per
i medesimi enti di attuare la disciplina sul diritto di accesso ai documenti
amministrativi e sul distinto diritto di accesso ai dati personali, che sono
stati oggetto di numerosi provvedimentidel Garante.

2. Protezione dati e trasparenza:
considerazioni generali

La necessità di garantire un
livello elevato di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali rispetto al
trattamento dei dati personali (art. 2,comma 1, del
Codice) non ostacola una piena trasparenza dell’attività amministrativa.

Tale tutela non preclude la
valorizzazione delle attività di comunicazione istituzionale e la
partecipazione dei cittadini alla vita democratica, favorite dall’impiego di
nuove tecnologie che sono già utilizzate nell’ambito di proficue esperienze
avviate nell’e-government e nelle reti civiche. Tuttavia, la presenza di dati
personali negli atti e nei documenti conoscibili o diffusi dagli enti locali
richiede, da parte di questi ultimi, alcune doverose valutazioni affinché siano
rispettati i diritti degli interessati.

In presenza
di taluni dati personali o di determinate forme di diffusione vanno inoltre
individuate specifiche soluzioni e modalità per attuare la trasparenza in modo
ponderato e secondo correttezza.

3. Princìpi generali relativi al
trattamento dati da parte degli enti locali

Gli enti locali, in quanto
soggetti pubblici, possono trattare dati di carattere personale anche sensibile
e giudiziario solo per svolgere le rispettive funzioni
istituzionali (art. 18, comma 2, del Codice).

Oltre alle garanzie previste dal
Codice e da altre disposizioni normative in materia di protezione dei dati,
l’ente locale deve osservare i presupposti e i limiti previsti da ogni altra
disposizione di legge o di regolamento che rilevi ai fini del
trattamento (art. 18, comma 3, del Codice).

Gli enti locali devono astenersi
dal richiedere il consenso al trattamento dei dati da parte degli
interessati (art. 18, comma 4, del Codice). Il consenso è infatti richiesto solo nei riguardi di soggetti privati ed
enti pubblici economici, nonché in ambito sanitario (rispetto ad organismi
sanitari pubblici ed esercenti le professioni sanitarie: artt. 18, comma 4, 23,76 e ss. del Codice).

La pubblicazione e la
divulgazione di atti e documenti determinano una "diffusione" di dati
personali, comportando la conoscenza di dati da parte di un numero
indeterminato di cittadini. L’interferenza nella sfera personale degli
interessati che ne consegue è legittima, solo se la diffusione è prevista da
una norma di legge o di regolamento (artt. 4, comma 1, lett. m), e 19, comma 3,del Codice).

Prima di intraprendere
un’attività che comporta una diffusione di dati personali, l’ente locale deve
valutare se la finalità di trasparenza e di comunicazione può
essere perseguita senza divulgare tali dati, oppure rendendo pubblici atti e
documenti senza indicare dati identificativi adottando modalità che permettano
di identificare gli interessati solo quando è necessario: lo impone il
principio di necessità, il quale comporta un obbligo di attenta configurazione
di sistemi informativi e di programmi informatici per ridurre al minimo
l’utilizzazione di dati personali (art. 3 del Codice).

Se questa valutazione preliminare
porta a constatare che gli atti e i documenti resi conoscibili o pubblici
devono contenere dati di carattere personale, l’ente deve rispettare anche
l’ulteriore principio di proporzionalità: i tipi di dati e il genere di operazioni
svolte per pubblicarli e diffonderli devono essere infatti
pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite (art. 11, comma 1,
lett. d), del Codice ).

L’ente può trovarsi di fronte
all’interrogativo se pubblicare e diffondere anche dati sensibili o giudiziari.
La loro particolare delicatezza ne rende lecita la
diffusione solo se:

è
realmente indispensabile (artt. 3, 4, comma 1, lett.
d) ed e), 22, commi3, 8 e 9, del Codice);

l’ente
ha adottato il regolamento in materia previsto dal Codice su parere conforme
del Garante (artt. 20, comma 2, 21, comma 2 e 181,
comma 1, lett. a).

L’ente, salvi casi del tutto particolari che può rappresentare al Garante, non
deve rivolgere specifiche richieste di parere a questa Autorità qualora abbia
utilizzato, per il proprio regolamento, gli schemi tipo su cui il Garante ha
espresso parere favorevole, predisposti per i comuni, le comunità montane e le
province, rispettivamente dall’Associazione nazionale dei comuni italiani
(Anci), dall’Unione nazionale comuni comunità enti montani (Uncem) e
dall’Unione delle province d’Italia (Upi).

Possono avvalersi di tali schemi
tipo anche altri enti locali (ad es. unioni di comuni, comunità isolane o di
arcipelago), in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico che
essi perseguono nei limiti di legge, direttamente o per conto di
amministrazioni di riferimento.

4. Forme di pubblicità dei dati
personali contenuti in atti e provvedimenti

"Pubblicità",
"accessibilità" e "diffusione" non esprimono sempre
un’identica situazione. Le forme da osservare per rendere accessibili e per
divulgare atti e documenti possono variare a seconda dei
casi e comportare quindi modalità e ambiti di conoscenza di tipo differente;
conseguentemente, possono rendere necessario o opportuno predisporre
accorgimenti di tipo diverso per rispettare i diritti degli interessati.

Per i comuni e le province è
prevista per legge una modalità specifica per pubblicare atti e documenti,
fermi restando i diritti di accesso a dati personali e a documenti
amministrativi.

Tutti gli atti
dell’amministrazione comunale e provinciale sono infatti
pubblici, ad eccezione di quelli che siano considerati "riservati"
per espressa indicazione di legge, oppure per effetto di una dichiarazione del
sindaco o del presidente della provincia che ne vieti l’esibizione poiché la
loro diffusione può pregiudicare il diritto alla riservatezza di persone,
gruppi o imprese (art. 10 d.lg. 18 agosto 2000, n. 267, recante il "Testo
unico delle leggisull’ordinamento degli enti locali").

Spetta all’amministrazione
interessata disciplinare il rilascio di questa dichiarazione, sulla base di un
apposito regolamento che deve anche dettare norme necessarie per assicurare ai
cittadini, tra l’altro, il diritto "di accedere, in generale, alle
informazioni di cui è in possesso l’amministrazione" (art. 10 d.lg. n.
267/2000 citato).

5. Impiego di tecniche
informatiche e telematiche

In questo quadro, l’ente locale
deve prevedere le diverse forme di accessibilità ad atti e documenti evitando,
per quanto possibile, di applicare modalità indifferenziate che non tengano conto delle finalità sottostanti alla trasparenza,
nonché delle diverse situazioni personali. Mentre alcuni documenti possono
essere forniti agevolmente ai cittadini solo a richiesta, altri possono essere
pubblicati, anche in rete, integralmente o per estratto.

Con un approccio equilibrato e
meditato, l’ente locale dovrebbe fare, opportunamente, largo uso di nuove
tecnologie che facilitino la conoscenza da parte dei
cittadini, tenuto conto anche del diritto all’utilizzo nei loro confronti delle
tecnologie telematiche (art. 3 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82,recante il
"Codice dell’amministrazione digitale").

A parte quanto eventualmente
previsto sul piano normativo per specifiche categorie di atti, il regolamento
dell’ente locale può valorizzare l’utilizzo di reti civiche e telematiche per
mettere a disposizione dei cittadini atti e documenti contenenti dati personali
e che attengano, ad esempio, a concorsi o a selezioni
pubbliche.

Laddove la finalità da perseguire
riguardi prevalentemente solo una o alcune categorie
di persone, andrebbero previste forme di accesso in rete selezionato,
attribuendo agli interessati una chiave personale (username e password; n. di
protocollo o altri estremi identificativi di una pratica forniti dall’ente agli
aventi diritto). Ad esempio, la pubblicità tramite siti web su taluneprocedure
concorsuali [20] può essere perseguita divulgando integralmente alcuni atti (ad
es., deliberazioni che indicono concorsi o approvano
graduatorie), indicando invece in sezioni dei siti ad accesso selezionato
alcuni dettagli conoscibili da interessati e controinteressati (elaborati,
verbali, valutazioni, documentazione personale comprovante titoli).

Accorgimenti analoghi andrebbero
previsti, a seconda dei casi, con riferimento alle
graduatorie relative al riconoscimento di autorizzazioni, agevolazioni,
benefici ed iniziative a vantaggio di categorie di cittadini (es., procedure
per ammettere minori ad asili nido, per assegnare alloggi di edilizia
residenziale pubblica, per valutare domande di mobilità o rilasciare
autorizzazioni e concessioni edilizie).

In questi casi occorre evitare,
nuovamente, di considerare la protezione dei dati come un ostacolo alla
trasparenza, prevenendo al tempo stesso la superflua e ingiustificata
diffusione indifferenziata di specifiche informazioni e dettagli ininfluenti
(che restano conoscibili, in base alla legge, dai soli soggetti legittimati nel
caso concreto).

6. Pubblicità assicurata mediante
affissione all’albo pretorio

Nell’articolare in modo
equilibrato le diverse situazioni prima sintetizzate, l’ente locale deve anche
tenere presente che, per assicurare determinati effetti dichiarativi, il
predetto Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali prevede che
la pubblicazione di tutte le deliberazioni del comune e della provincia debba
avvenire non in rete, ma mediante materiale affissione all’albo pretorio nella
sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo quanto previsto da
specifiche disposizioni di legge (art. 124 d.lg n. 267/2000citato).

La pubblicazione delle
deliberazioni nell’albo pretorio è quindi lecita e non contrasta, per ciò
stesso, con la protezione dei dati personali, sempreché sia effettuata
osservando gli accorgimenti di seguito indicati.

Peraltro, questa forma di
pubblicazione obbligatoria non autorizza, di per sé, a trasporre tutte le
deliberazioni così pubblicate in una sezione del sito Internet dell’ente
liberamente consultabile. Al tempo stesso, la previsione normativa in questione
non preclude neanche all’ente di riprodurre in rete alcuni dei predetti
documenti, sulla base di una valutazione responsabile e attenta ai richiamati
princìpi e limiti.

É ovviamente consentita la
diffusione in Internet di un avviso che indichi il periodo durante il quale
determinati documenti sono consultabili presso l’albo pretorio.

Riguardo alla diretta indicazione
di dati personali nelle deliberazioni da pubblicare presso l’albo pretorio, va
rispettato il richiamato principio di pertinenza e non eccedenza (o, se i dati
sono sensibili o giudiziari, di indispensabilità) rispetto alle finalità
perseguite con i singoli atti.

Si pensi, ad esempio, al
dettaglio di dati che possono essere indicati nella redazione di verbali e di
resoconti dell’attività degli organi collegiali o assembleari, in rapporto al
fine di rispettare il principio dipubblicità dell’attività istituzionale.

La circostanza secondo la quale
tutte le deliberazioni sono pubblicate deve indurre l’amministrazione comunale
a valutare con estrema attenzione le stesse tecniche di redazione delle
deliberazioni e dei loro allegati. Ciò, soprattutto quando vengono in considerazione
informazioni sensibili (si pensi ad esempio agli atti adottati nel quadro
dell’attività di assistenza e beneficenza, che comportano spesso la valutazione
di circostanze e requisiti personali che attengono a situazioni di particolare
disagio).

Può risultare ad esempio utile
menzionare tali dati solo negli atti a disposizione negli uffici (richiamati
quale presupposto della deliberazione e consultabili
solo da interessati e controinteressati), come pure menzionare delicate
situazioni di disagio personale solo sulla base di espressioni di carattere più
generale o, se del caso, di codici numerici.

Occorre, poi, una specifica
valutazione per selezionare le informazioni sensibili o a carattere giudiziario
che possono essere diffuse. Resta salvo il divieto di diffondere dati idonei a
rivelare lo stato di salute degli interessati (artt. 22,
comma 8, 65, comma 5, e 68, comma 3, del Codice): è il caso, ad esempio,
dell’indicazione di specifici elementi identificativi dello stato di
diversamente abile.

7. Materiale a stampa,
pubblicazioni e volumi anche per scopi storici

Oltre alle norme in materia di
comunicazione istituzionale [26], agli enti locali sono applicabili anche le
disposizioni del Codice che riguardano i trattamenti di dati personali
finalizzati alla pubblicazione o alla diffusione occasionale di articoli, saggi
o altre manifestazioni del pensiero. É parimenti applicabile il codice di
deontologia per l’attività giornalistica (art. 136,comma
1, lett. c); Provv. del 29 luglio 1998, in G.U. 3 agosto
1998, n. 179, allegato A.1 al Codice).

Si pensi al caso in cui gli enti
locali pubblichino riviste e notiziari anche
telematici a sfondo giornalistico o intendano riprodurre all’interno di volumi
editi da loro stessi informazioni riferite a particolari eventi verificatisi
sul proprio territorio. In tali casi può essere valutata l’opportunità di
utilizzare a fini di pubblicazione anche dati personali che sono stati oggetto
di autorizzazioni e di deliberazioni già rese conoscibili a chiunque tramite il
locale albo pretorio.

Una distinta possibilità di
divulgare dati personali può derivare dall’intento dell’ente locale di
intraprendere un’attività di studio, indagine, ricerca e documentazione di
figure, fatti e circostanze del passato. Questa finalità di tipo storico è
oggetto di specifiche disposizioni e garanzie contenute anche in un apposito
codice di deontologia e di buona condotta che riguarda, altresì, la
consultazione degli archivi storici di enti pubblici, allegato al Codice.

8. Casi specifici che possono
essere menzionati nel regolamento locale

Nell’ambito del regolamento che
deve assicurare il diritto dei cittadini all’accesso alle informazioni di cui è
in possesso l’amministrazione (art. 10 d.lg. n. 267/2000 cit.), l’ente locale
dovrebbe cogliere l’occasione per definire organicamente la propria politica in
tema di trasparenza, in rapporto alle diverse procedure amministrative, alle
distinte esigenze di trasparenza da perseguire e al genere di mezzi di
diffusione utilizzati, anche in Internet.

Tale regolamento non può rendere
inefficaci eventuali limiti, cautele e modalità previsti
da norme di settore, quali quelle che regolano la conoscibilità di atti e
documenti concernenti:

a) gli atti anagrafici

Mentre i certificati concernenti
la residenza e lo stato di famiglia sono rilasciati a chiunque ne faccia
richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, gli elenchi degli iscritti
nella anagrafe della popolazione residente sono rilasciati solo ad
amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata
richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità (artt. 33 e 34 d.P.R. 30
maggio 1989, n. 223, recante "Approvazione del nuovo regolamento
anagrafico della popolazione residente");

b) gli estratti degli atti dello
stato civile

Anche tali certificazioni sono
rilasciate per riassunto, o per copia integrale, soltanto quando ne è fatta
espressa richiesta da chi vi ha interesse e qualora il rilascio non sia vietato
dalla legge (artt. 106 e ss. d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, recante il
"Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello
stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della l. 15 maggio 1997, n.
127");

c) le pubblicazioni matrimoniali

Tali atti devono restare infatti affissi solo presso la porta della casa comunale,
almeno per otto giorni (artt. 55 e ss. d.P.R n. 396/2000 citato);

d) l’organizzazione degli uffici

L’organigramma, l’articolazione
degli uffici, le attribuzioni e l’organizzazione di ciascuna unità, corredati
dai nominativi dei dirigenti responsabili, nonché l’elenco completo delle
caselle di posta elettronica istituzionali attive, devono essere riportati
necessariamente "nei siti delle pubbliche amministrazioni" (art. 54
d.lg. 7 marzo 2005, n. 82);

e) dati reddituali

Gli elenchi nominativi dei
contribuenti che hanno presentato la dichiarazione dei redditi, o che
esercitano imprese commerciali, arti e professioni, sono depositati per la
durata di un anno, ai fini della consultazione da parte di chiunque, presso i
comuni interessati; l’amministrazione finanziaria stabilisce annualmente con
apposito decreto i termini e le modalità per la loro formazione (art. 69 d.P.R.
29 settembre 1973, n. 600, recante "Disposizioni comuni inmateria di
accertamento delle imposte sui redditi"); con il decreto del 29 settembre
2004 il Direttore dell’Agenzia delle entrate ha previsto, in relazione ai
redditi del 2001 e 2002, che gli elenchi nominativi dei soggetti che hanno
presentato la dichiarazione ai fini Irpef contengano cognome, nome e data di
nascita; categoria di reddito; attività esercitata (se trattasi di soggetto esercente imprese commerciali, arti e professioni);

f) retribuzioni, compensi ed
emolumenti

I compensi e le retribuzioni
degli amministratori delle società partecipate direttamente o indirettamente
dallo Stato, dei dirigenti con incarico conferito ai sensi dell’art. 19, comma
6, del d.lg. 30 marzo 2001, n. 165 , nonché dei
consulenti, membri di commissioni e di collegi e dei titolari di qualsivoglia
incarico corrisposto dallo Stato, da enti pubblici o da società a prevalente
partecipazione pubblica non quotate in borsa devono essere resi noti attraverso
la pubblicazione sul sito web dell’amministrazione o del soggetto interessato
(art. 1, comma 593, l.
27 dicembre 2006, n. 296, recante "Disposizioni per la formazione del
bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2007);

g) autorizzazioni e concessioni
edilizie

Il rilascio del
permesso di costruire; i dati relativi agli immobili e alle opere realizzati
abusivamente, oggetto dei rapporti degli ufficiali ed agenti di polizia
giudiziaria e delle relative ordinanze di sospensione; i provvedimenti di
sospensione dei lavori e di annullamento del permesso di costruire sono resi
noti al pubblico mediante affissione all’albo pretorio del comune (artt.
20, comma 7, 31, comma 7, e 39 comma 5, d.P.R. 6
giugno 2001, n. 380, recante il "Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia edilizia").

9. La diffusione di dati
personali su Internet tramite pagina web

In termini generali, le
disposizioni ed i princìpi sopra richiamati si applicano in relazione a tutte
le modalità tecniche utilizzate per divulgare i dati personali.

Rispetto alla diffusione in rete,
i dati delle pubbliche amministrazioni vanno resi disponibili e accessibili con
l’uso delle tecnologie dell’informazione alle condizioni fissate dall’ordinamento
(artt. 50 e ss. d.lg. n. 82/2005 citato). Occorre
pertanto verificare, caso per caso, il quadro normativo di riferimento relativo
allo specifico regime di pubblicità dei singoli documenti.

Alcune disposizioni di legge o di
regolamento dispongono la necessaria messa a disposizione di determinati atti e
documenti sul sito web dell’ente locale.

Ad esempio, l’ente locale è
soggetto ai predetti obblighi di rendere noti, attraverso il proprio sito web,
l’organigramma degli uffici corredato dal nominativo dei dirigenti
responsabili, nonché il nominativo e l’ammontare della retribuzione dei
dirigenti con incarico conferito ai sensi dell’art. 19, comma
6, del d.lg. 30 marzo 2001, n. 165, dei consulenti, e dei titolari di
incarichi corrisposti (art. 54 d.lg. n. 82/2005 citato;
art. 1, comma 593, l.
n. 296/2006 citato).

La diffusione in Internet di dati
personali pone specifiche valutazioni in rapporto ai diritti degli interessati.
I dati così messi a disposizione di un numero indefinito di persone sono
consultabili da molteplici luoghi e in qualsiasi momento. Il loro
"carattere ubiquitario" è valorizzato dal crescente accesso ad
Internet. Attraverso i motori interni ed esterni di ricerca può essere
ricostruito unitariamente un numero ingente di dati riferiti
a soggetti individuati, più o meno aggiornati e di natura differente.

Decorsi determinati periodi di
tempo, la diffusione tramite siti web di tali dati può comportare un sacrificio
sproporzionato dei diritti degli interessati specie se si tratta di
provvedimenti risalenti nel tempo e che hanno raggiunto le loro finalità.
L’ente locale, oltre ad assicurare l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza
e non eccedenza dei dati, deve garantire il rispetto del diritto all’oblìo
dell’interessato una volta perseguite le finalità poste alla base del
trattamento (art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e), delCodice).

Nel rispetto di eventuali (e,
allo stato, rare) disposizioni di legge o di regolamento che impongano
specificamente la messa a disposizione su Internet di dati personali per
puntuali periodi, l’ente può trovarsi di fronte all’esigenza di stabilire in
via amministrativa per quali congrui periodi di tempo mantenere in rete
documenti contenenti dati personali. In tal caso l’ente, dopo aver valutato se
è giustificato includere i documenti diffusi in eventuali sezioni del sito che
li rendano direttamente individuabili in rete a partire anche da motori di
ricerca esterni al sito stesso, deve individuare –opportunamente, con
regolamento- periodi di tempo congrui rispetto alle finalità perseguite.
Decorsi tali periodi, determinati documenti o sezioni del sito dovrebbero
rimanere in rete, ma essere consultabili solo a partire dal sito stesso].

10. Altri casi particolari

A garanzia degli interessati si
rendono necessari particolari accorgimenti in determinate situazioni che
comportano specifiche esigenze di trasparenza dell’attività amministrativa
locale.

10.1. Albo dei beneficiari di
provvidenze di natura economica

Gli enti locali sono tenuti ad
istituire l’albo dei soggetti (ivi comprese le persone fisiche) cui sono stati
erogati contributi, sovvenzioni, crediti, sussidi e benefìci di natura
economica, favorendo accesso e pubblicità, anche per via telematica (artt. 1 e 2 d.P.R. 7 aprile 2000, n. 118, recante il
"Regolamento recante norme per la semplificazione del procedimento per la
disciplina degli albi dei beneficiari di provvidenze di natura economica, a
norma dell’articolo 20, comma 8, della L. 15 marzo 1997, n. 59").

Tale disposizione costituisce un
presupposto idoneo per diffondere in modo proporzionato dati di
carattere personale (art. 19, comma 3, del Codice[43]). É quindi lecito
favorire l’ampia conoscibilità di dati personali necessari per attuare il
principio di pubblicità e trasparenza dell’attività amministrativa pubblicando
dati (quali i nominativi dei beneficiari e la relativa data di nascita)
unitamente all’indicazione della normativa che autorizza l’erogazione (art. 1,
comma 2, d.P.R. n. 118/2000 citato).

Resta ferma l’esigenza di non
diffondere ulteriori dettagli eccedenti, a seconda dei
casi, rispetto alle finalità perseguite (quali, ad esempio, indirizzi, codici
fiscali, coordinate bancarie, ripartizioni di assegnatari secondo le fasce
dell’Isee-indicatore della situazione economica equivalente (d.lg. 31 marzo
1998, n. 109, recante "Definizioni di criteri unificati di valutazione
della situazione economica dei soggetti che richiedono prestazioni sociali
agevolate, a norma dell’articolo 59, comma 51, della L. 27 dicembre 1997, n.
449").

Analoga considerazione va
formulata con riferimento a dati personali la cui diffusione possa
creare imbarazzo, disagio o esporre l’interessato a conseguenze indesiderate
(ad es., indicando fuori dei casi previsti analitiche situazioni reddituali o
particolari condizioni di bisogno o peculiari situazioni abitative), specie in
riferimento a fasce deboli della popolazione (minori di età, anziani, soggetti
inseriti in programmi di recupero e di reinserimento sociale).

Nei limiti già illustrati, specie
per ciò che riguarda il divieto di diffondere dati sulla salute, gli enti
locali possono trattare lecitamente anche dati sensibili e giudiziari
indispensabili per applicare la disciplina in materia di concessione,
liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni,
elargizioni e di altri emolumenti ed abilitazioni, individuati nei citati schemi
tipo di regolamento (art. 68 del Codice; schede n. 20 per i comuni e n. 8 per
le province degli schemi tipo di regolamento citati).

10.2. Procedure concorsuali e
graduatorie

Nel quadro delle attività delle
pubbliche amministrazioni, è prevista la diffusione di esiti concorsuali. In
particolare, le graduatorie dei vincitori di concorsi per accedere agli
impieghi nelle pubbliche amministrazioni locali sono pubblicate nell’albo
pretorio del relativo ente (art. 15 d.P.R. 9 maggio 1994, n. 487, recante il
"Regolamento recante norme sull’accesso agli impieghi nelle pubbliche
amministrazioni e le modalità di svolgimento dei concorsi, dei concorsi unici e
delle altre forme di assunzione nei pubblici impieghi"). Tale operazione,
nel caso di graduatorie selettive degli enti locali, trova fondamento nella
disposizione di cui al citato art. 10 del d.lg. n. 267/2000.

Indipendentemente dalla forma di
diffusione adottata, è necessario richiamare nuovamente l’obbligo di rispettare
il principio di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati, risultando
divulgabili solo i dati strettamente necessari per rendere conoscibile l’esito
o la graduatoria di un concorso o di una selezione.

10.2.1. Concorsi pubblici

Sulla base degli elementi
acquisiti in base alle segnalazioni e ai quesiti pervenuti, non risulta lecito,
negli atti delle graduatorie concorsuali da pubblicare, inserire dati superflui
quali recapiti di telefonia fissa o mobile, titoli di studio, codice fiscale.

Vanno pubblicati solo i dati
personali pertinenti e non eccedenti ai fini del corretto espletamento della
procedura concorsuale e della sua rispondenza ai parametri stabiliti nel bando
di concorso, in particolare elenchi nominativi ai quali vengano
abbinati i risultati di prove intermedie; elenchi di ammessi a prove orali;
punteggi riferiti a singoli argomenti di esame; punteggi totali ottenuti.

10.2.2. Asili nido

Le amministrazioni locali devono
selezionare con particolare attenzione i dati personali da includere nelle
deliberazioni diffuse contenenti le graduatorie per ammettere minori agli asili
nido, verificando quali tra le informazioni sulla cui base sono stati
attribuiti singoli punteggi debbano essere
necessariamente inserite anche nell’atto deliberativo.

La graduatoria
da affiggere all’albo pretorio deve essere parimenti priva dei dati non
necessari ad assicurare il rispetto del principio di pubblicità e trasparenza
dell’attività amministrativa tramite la relativa pubblicazione (condizione
reddituale del nucleo familiare; ripartizione dei richiedenti secondo le fasce
dell’Isee; indirizzi, domicili o residenze del minore), nonché di dati idonei a
rivelare lo stato di salute degli interessati (art. 22, comma 8, del Codice).

Non risulta inoltre lecito
diffondere indifferenziatamente i punteggi parziali attribuiti a ciascun
richiedente sulla base della documentazione presentata, laddove gli stessi
siano idonei a rivelare informazioni particolarmente delicate per la dignità e
la riservatezza dell’interessato. Ci si riferisce in particolare ai punteggi
parziali conferiti in base alle specifiche condizioni soggettive ed oggettive
del minore (ad esempio in affidamento familiare) e del suo nucleo familiare
(posizione lavorativa dei genitori, presenza di persone diversamente abili),
anche alla luce del richiamato divieto di diffondere dati idonei a rivelare lo
stato di salute.

10.2.3. Alienazione e
assegnazione di alloggi di edilizia agevolata

Analoghe valutazioni in termini
di pertinenza e non eccedenza devono essere effettuate dall’ente locale in
relazione alla diffusione di graduatorie riguardanti l’assegnazione degli
alloggi di edilizia agevolata, le quali sono predisposte sulla base di punteggi
e di criteri di priorità prescritti nei bandi di concorso e direttamente
correlati a particolari situazioni di disagio degli interessati.

Sulla base degli elementi
acquisiti in base alle segnalazioni e ai quesiti pervenuti non risulta lecito
diffondere indifferenziamente tutti i presupposti oggettivi e soggettivi che
hanno determinato l’assegnazione degli alloggi di edilizia agevolata e
riguardanti sia il richiedente, sia le persone appartenenti al medesimo nucleo
familiare. Si pensi, ad esempio, a specifiche informazioni sullo stato di
salute o condizione reddituale, a situazioni di grave disagio abitativo
sofferte, alla presenza nel nucleo familiare di anziani o di persone
diversamente abili, alla condizione di gestante o di genitore solo con figli
minori a carico, alla situazione lavorativa del richiedente, all’indicazione
del codice fiscale, alla fascia Isee di appartenenza.

La relativa graduatoria, oltre ai
nominativi degli assegnatari corredati dalle informazioni necessarie a renderli
identificabili (data di nascita, punteggio finale per l’assegnazione), non deve
quindi contenere ulteriori dati personali contrastanti con il richiamato
principio di pertinenza e non eccedenza, fermo restando il divieto di
pubblicare dati idonei a rivelare lo stato di salute.

10.2.4. Graduatorie delle domande
di mobilità

Nell’ambito delle procedure di
trasferimento tra amministrazioni pubbliche, gli interessati possono fruire di
benefici e titoli di preferenza attribuiti in base alla legge 5 febbraio 1992,
n. 104 (recante la "Legge-quadro per l’assistenza, l’integrazione sociale
e i diritti delle persone handicappate").

Generiche esigenze di pubblicità
connesse alla trasparenza della relativa procedura non possono in alcun caso
consentire di derogare allo specifico divieto di diffusione dei dati personali
idonei a rivelare lo stato di salute (art. 22, comma 8,
del Codice).

Alla luce delle segnalazioni e
dei quesiti pervenuti, va rilevato che le graduatorie da pubblicare non devono
riportare, accanto ai nominativi dei soggetti che hanno presentato domanda di
trasferimento, riferimenti riguardanti condizioni di salute che, nella varia
casistica esistente, potrebbero giustificare una precedenza degli interessati.

Applicate alle persone
diversamente abili, tali cautele rafforzano il principio del rispetto della
dignità delle persone interessate, garantito dall’art. 2 del Codice e dall’art.
1 della citata l. n. 104/1992.

11. Altri adempimenti da
rispettare

Gli enti locali titolari di
trattamenti di dati personali restano infine tenuti a rispettare gli obblighi
di trasparenza e di sicurezza che attengono:

a) alla predisposizione di
adeguate informative sul trattamento dei dati da fornire ai relativi
interessati (art. 13 del Codice);

b) alle necessarie misure anche
minime volte ad assicurare l’integrità di dati e sistemi (artt. 31-36 e
Allegato B recante il "Disciplinare tecnicoin materia di misure di
sicurezza" del Codice).